Künstliche Intelligenz, der Begriff ist in aller Munde, doch wie weit sind wir da im Jahr 2024 wirklich? Wie hilfreich ist diese „neue“ Intelligenz bei der Steuerung unserer Projekte?
Natürlich wird dieser Technologieschub unsere Arbeitswelt sehr stark beeinflussen, doch wie genau und in welchem Ausmaß, ist ehrlicherweise zurzeit schwer abschätzbar. Verlassen wir uns doch mehr auf die Intelligenz, die schon da ist: die kognitive Intelligenz der Projektleiter*innen, der Ingenieur*innen, der Expert*innen im Finanzbereich und vor allem auch auf die emotionale Intelligenz der am Projekt beteiligten Personen, also mehr menschliche Intelligenz anstelle von künstlicher! Dazu braucht es zwei Basis-Ingredienzien: einen standardisierten Bericht (Monthly Reporting) und eine entsprechende Kommunikation.
Wie viele Berichte und wie viel Kommunikation braucht ein Projekt? Wie viel Finanzwesen und wie viel Technik brauchen wir für die Steuerung?
Stufe Nr. 1: Reports, Kalkulationen, Gant– Charts mit Zeitplänen und Forecast – alles Themen eines funktionierenden Projektcontrollings – doch ist dies schon alles? Strukturieren Sie die ERP-Umgebung, machen Sie diese projektfit und haben Sie Mut sowie technisches Know-how, um ehrlich in die Zukunft zu blicken. Das ist die Basis für eine gute Kommunikation, für die Stufe 2 im Projektcontrolling auf Champions League Niveau:
Stufe Nr. 2: Kommunikation ist alles – oder doch nicht alles? Die Digitalisierung hilft uns im Projektablauf enorm: Einladungen zu Besprechungen, Online-Meetings, Planung von Tasks, Zeitbalken und alles, was Sie schon jetzt perfekt beherrschen. Aber hat uns die Digitalisierung in der Kommunikation weitergebracht? Kann Digitalisierung hilfreich sein, wenn es bei ganz menschlichen Schnittstellenthemen zu Reibungsverlusten kommt? E-Mails und ähnliches haben den Informationsaustausch ganz radikal verändert und verbessert – aber: Es ist eben nur ein Informationsaustausch und keine zwischenmenschliche Kommunikation.
Neben Excel, dem ERP-System, der Bestandsbewertung nach Fertigstellungsgrad und POC Methode, Forecasts usw. gibt es einen sehr wichtigen Überbau: die Kultur, im Speziellen die Unternehmenskultur bzw. Controlling-Kultur. Eine offene Vertrauenskultur scheint erst eine vernünftige Besprechung von Auswertungen, Berechnungen und Reports sinnvoll zu machen. Oder ist der Überbringer schlechter Nachrichten automatisch ein schuldiges Opfer und der Warner, gar ein Berufspessimist?
Machen wir nun gedanklich einen kleinen Check und gehen wir Schritt für Schritt systematisch vor:
Welche Eckpunkte hat ein Projekt?
Eckpunkt 1: Der Start – sagen Sie mir, wie ein Projekt beginnt und ich sage Ihnen, wie es endet. Wie wurden Sie zu diesem Projekt eingeladen – aktiv oder sogar als Teilnehmer*in in leitender Funktion? Ist eine Ablehnung dieser Einladung unternehmenskulturell überhaupt möglich? Oder anders ausgedrückt: Gab es ein Commitment? Beschreiben Sie das Verhältnis zu den internen oder externen Auftraggeber*innen: vertrauensvoll, ehrfürchtig, mit symmetrischem Machtverhältnis, fair, angespannt, misstrauisch usw. Eine vom Anfang an klar kommunizierte Erwartungshaltung mit Rollenverteilung ermöglicht erst ein funktionierendes laufendes Projektcontrolling. Sinnvoll eingesetzte Investitionsrechnungen unter der Moderation des Finanzcontrollings bringen Stakeholder im wahrsten Sinne des Wortes an einen Tisch zusammen.
Der Kunde ist König – das war einmal im Märchenland. Sehen wir unsere Kund*innen doch mehr als Partner*innen und bauen partnerschaftliche Beziehungen mit gegenseitigem Respekt und Transparenz auf. Sehr wichtig dabei ist die konkrete Ausformulierung der Projektziele ohne direkte oder indirekte Nebenabsprachen oder leere Versprechungen. Sind unsere Zielsetzungen realistisch? Unrealistische Zielsetzungen machen ein laufendes Projektcontrolling defacto unmöglich, bedingen ein ständiges Verbiegen und neigen zu Demotivation.
Eckpunkt 2: Die laufende und regelmäßige Projektverfolgung: Nach Projektstart, also im laufenden Projektgeschehen stellen Sie sich bitte diese Fragen:
„Können Ihre Auftraggeber*innen proaktiv und regelmäßig über den Projektstand informiert werden?“ „Sind auch laufende Forecasts aussagefähig darstellbar?“ Das schafft Vertrauen und ist eine gute Basis für gewünschte Endergebnisse. Einfach zum Nachdenken: Wie ermitteln Sie den aktuellen Fertigstellungsgrad, wenn das eingefordert wird? Ein systematisch aufgebautes und regelmäßig gewartetes System macht die Antwort darauf erstaunlich einfach.
Eckpunkt 3: Der Projektabschluss – Projektkultur heißt, Projekte transparent, klar definiert und mit inspirierenden Zielen zu starten und nach gelungenem Abschluss auch ordentlich zu feiern. Der Abschluss ist vor allem auch deshalb wesentlich, weil wir damit einen Datenschatz (lessons learned) für unsere zukünftigen Projekte generieren, wir haben gelernt, haben uns durch unsere Erfahrungen und Erkenntnisse verbessert, können unseren Auftraggeber*innen noch immer in die Augen sehen und auf schwierige Phasen im Projekt lächelnd zurückblicken. Das Projektcontrolling liefert die Zahlen und Daten dazu – nicht mehr, aber auch nicht weniger. Alles weitere liefern die Menschen im Projekt, durch fachliches Know-how, emotionale Fähigkeiten und Lösungskompetenz.
Für eine tiefere Auseinandersetzung mit diesen Themen laden wir Sie herzlich zu unserem Seminar ein. Hier zeigen wir eine idealtypische Vorgehensweise und bereiten Sie optimal auf die Praxis vor, die oft stürmisch sein kann.
Bleiben Sie auf dem Laufenden und nutzen Sie die Chance, Ihre Fähigkeiten im Projektcontrolling auf ein neues Level zu heben!
