Fundiertes Projektmanagement – und alles läuft

Konstruktions- und Entwicklungsleiter sind in technischen Projekten an zentraler Stelle gefordert – und das nicht selten in mehreren Projekten gleichzeitig. Wer hier nicht den Überblick verlieren will, braucht ein belastbares und durchdachtes Projektmanagement. Der folgende Beitrag zeigt, warum eine klare Rollenverteilung, exakt definierte Projektziele und Verantwortlichkeiten in der Matrixorganisation für den Erfolg so wichtig sind.

Was macht ein gutes Projekt aus? Dipl.-Ing. Thomas Knoche braucht nicht lange nachzudenken: „Zwei Dinge sind für jedes Projekt unverzichtbar: ein Anfang und ein Ende.“ Was der Unternehmensberater mit langjähriger Industrie- und Projekterfahrung mit einem Augenzwinkern schildert, hat einen konkreten Hintergrund: „Ein klar definiertes Ziel, über das sich alle Beteiligte einig sein sollten, ist unerlässlich, um anschließend den Erfolg messen zu können.“ Das beinhalte unterschiedliche Ebenen – vom technischen Ziel, also der Anforderung, was konkret entwickelt werden soll, über die Festsetzung von Terminen und Kosten bis hin zu der Frage, was das serienreife Produkt am Ende kosten darf.

Umfassendes Pflichtenheft als Basis

Am Anfang eines erfolgversprechenden Projektes steht daher das Definieren aller Projektziele und Teilzeile. „Ohne Pflichtenheft als gängiges Instrument, um eine Liste alle Anforderungen festzuhalten, geht es nicht. Das gilt bei technischen Projekten ganz besonders, da die Erfahrung zeigt, dass von Seiten des Kunden, aber auch von den internen Beteiligten im Zuge eines Projektes immer wieder neue Wünsche hinzukommen können, die eine Zielerreichung verzögern oder teurer machen“, so Knoche weiter. „Gerade die Neuentwicklung von Produkten scheint eine regelrecht magnetische Anziehungskraft für Änderungswünsche zu haben. Das bringt Fallstricke mit sich, die Projektverantwortliche im Blick behalten sollten.“ Die Empfehlung des Experten, der unter anderem das Seminar Projektmanagement für Konstruktions- und Entwicklungsleiter leitet: „Für die Leiter der Konstruktions- und Entwicklungsabteilung ist es äußerst hilfreich, wenn sie über ein umfassendes und möglichst detailliertes Pflichtenheft verfügen. So sind sie in der Lage, die Ursache für eventuelle Veränderungen des Projektauftrags zu belegen und frühzeitig die daraus resultierenden Konsequenzen aufzuzeigen.“

Mit Änderungen flexibel arbeiten

Änderungswünsche werden immer wieder von unterschiedlichsten Stakeholdern an ein Projekt herangetragen – sei es vom Kunden oder aus Abteilungen des eigenen Unternehmens wie Vertrieb, Logistik oder Fertigung. „Die Aufgabe sowohl eines Konstruktions- und Entwicklungsleiters als auch eines Projektleiters ist es in diesem Fall, stets die Gesamtheit im Blick zu behalten, also Mehraufwand, Kosten, Zeit oder auch hinzukommende technische Risiken zu betrachten.“ Nicht immer ist es dabei sinnvoll, dass beide Rollen in einer Hand liegen – ganz im Gegenteil, unterstreicht Knoche weiter: „Die Projektleitung muss nicht zwangsläufig vom Leiter der Konstruktions- und Entwicklungsabteilung übernommen werden. Hier kommt es eher auf gut funktionierende Schnittstellen und eine klare Aufgabenverteilung an, dann kann der Entwicklungsleiter den Projektleiter gezielt unterstützen.“

Klare Rollenverteilung im Projekt finden

Darüber hinaus gibt Knoche zu bedenken, dass das Qualifikationsspektrum eines Projekt- oder Teilprojektleiter etwas ganz anderes ist als das Profil eines Konstruktionsleiters: „Ein guter Konstrukteur ist nicht zwangsläufig auch ein guter Projektleiter. Die kreative Ader oder das technisch orientierte Talent steht bei einem Projektleiter gar nicht an erster Stelle. Er muss stattdessen jederzeit den Überblick behalten, er sollte gut und gerne kommunizieren und darüber hinaus stark sein in der Moderation verschiedener Interessen. Im Idealfall macht dies alles dem Projektleiter auch noch Spaß. Der gute, kreative Konstrukteur ist da oft eher eine falsche Besetzung.“

Von großer Bedeutung ist es nach Knoches Worten, für dieses Rollenverständnis und die verschiedenen Rollenprofile zu sensibilisieren sowie ein professionelles Projektmanagement entsprechend in die Matrixorganisation des jeweiligen Unternehmens zu integrieren. „Ein guter Projektmanager ist derjenige, der stets einen Interessensausgleich sucht und eine gute Balance erzielt – beispielsweise zwischen der perfekten Produktkonstruktion auf der einen Seite sowie der Kostenoptimierung und den Marketingchancen auf der anderen Seite.“ Gleichzeitig ist es wichtig, die Hierarchien innerhalb der Organisation zu berücksichtigen und von vornherein zu definieren, wer welche Entscheidungen zu treffen hat – damit Unklarheiten im Projektverlauf gar nicht erst entstehen können.

Diese Soft Skills sind gefragt

Neben der vorausschauenden Organisation haben die richtigen Soft Skills des Projektleiters große Bedeutung für den Erfolg: „Dazu zählen wie schon genannt fundierte Kommunikations- und Moderationseigenschaften, aber auch eine hohe Durchsetzungskraft sowie das notwendige Maß an Empathie, um beispielsweise kreativ sensiblen Menschen mit Bedacht zu begegnen und bei allen Projektbeteiligten die Motivation aufrecht zu erhalten“, schildert Knoche weiter. Das Fazit des Seminarleiters: „Der Entwicklungs- und Konstruktionsleiter sollte nicht jedes Projekt selbst leiten. Aber er sollte in der Lage sein, seine Mitarbeiter bezüglich ihrer Soft Skills fundiert bewerten zu können und sie somit an den richtigen Stellen einzusetzen. Dazu ist ein umfassender Werkzeugkasten notwendig, um die Strukturen der Projektabwicklung inklusive der menschlichen Faktoren zielführend zu gestalten.“

Konstrukteure sind in der Regel Menschen, denen ein gewissenhaftes Arbeiten sozusagen in der DNA liegt. Umso wichtiger sind klare Aufgabenverteilungen und Entscheidungs-Hierarchien, betont Thomas Knoche weiter: „Es kann für kreativ-sensible Personen zu einer Herausforderung und einem geradezu unerträglichen Zustand werden, wenn sie nicht wissen, was alles konkret zu ihrem Aufgaben- und Verantwortungsbereich gehört. Stattdessen benötigen sie Klarheit und ein Umfeld, in dem sie sich wohlfühlen und eigenverantwortlich kreativ bewegen können.“

Das Komplexe beherrschbar halten

Abschließend wirbt Knoche dafür, sich in Projekten ein angemessenes Maß an Flexibilität zu erhalten: „Störgrößen und Veränderungen im Zuge des Projektverlaufs sind per se nichts Schlechtes. Die Kunst eines guten Projektleiters liegt allerdings darin, damit angemessen und gut umgehen zu können. Auf diese Weise gelingt es, auch das Komplexe stets beherrschbar zu halten.“