Wissensforum Team

08.10.2021

Checklisten – warum sie uns den Kopf freihalten

Unsere drei Produktmanagerinnen Ronja, Ekaterina und Maresa setzen sich mit dem Thema „Checklisten“ auseinander und beleuchten dabei ihren Arbeitsalltag.

In welchen Bereichen helfen uns Checklisten zu mehr Produktivität und erleichtern uns den Alltag?

Wenn wir Veranstaltungen entwickeln, folgen wir einem klaren Prozess. Sobald wir uns für ein Thema entschieden haben, recherchieren wir dieses inhaltlich und führen eine Marktanalyse durch, evaluieren es anschließend bei der Zielgruppe und erstellen daraufhin ein ausgearbeitetes Konzept. Mit diesem geht es nun auf die Suche nach Top-Referenten, die mit uns gemeinsam ein spannendes und interaktives Programm auf die Beine stellen. Für diesen Gate-Prozess nutzen wir Microsoft Excel, planen hier für jedes Thema und die jeweiligen Prozessschritte ungefähre Kalenderwochen oder genaue Termine ein.

Während dieser Entwicklung haben wir natürlich tausend Ideen im Kopf, Aufgaben zu erledigen und E-Mails zu beantworten. Und zwischendurch hören wir immer wieder diese innere Stimme „Vergiss nicht, den Konzeptentwurf zu verschicken?“, „Hast du Hr. Meier schon geantwortet?“, „Du wolltest doch das Kapitel noch umbenennen!“

Damit wir uns von solchen Gedanken nicht ablenken lassen, nutzen wir Checklisten und Mindmaps wie den MindManager. So vergessen wir in hektischen Situationen nichts und können uns voll und ganz auf die momentane Aufgabe konzentrieren.

Eine Möglichkeit ist zudem das klassische Auflisten von Aufgaben auf dem Papier oder im Notizblock. Die täglichen To-dos handschriftlich vor Augen zu haben und nach Erledigung durchzustreichen, gibt ein gutes Gefühl. Es ist eine Art „kleine Belohnung“ im Arbeitsalltag.

Ronja

Ronja: „Ich arbeite noch sehr gerne mit analogen Checklisten. Eine Aufgabe nach Beendigung durchzustreichen, gibt mir das Gefühl etwas erledigt zu haben. Das motiviert mich und ich sehe dabei klar den Fortschritt meiner einzelnen Projekte.“ 

One-Note Checklisten sind eine digitale Alternative, die wir auch gerne nutzen. Für jeden Monat erstellen wir eine Seite und listen dort wiederum unter den einzelnen Tagen des Monats unsere To-dos auf. Die digitale Version ermöglicht so ein einfaches Terminieren, ein Verschieben zu einem anderen Zeitpunkt und Priorisieren durch besondere Kennzeichnungen, zum Beispiel mit Sternchen.

Wann muss was erledigt sein? Ist alles so gelaufen, wie ich wollte? Eine gute Planung ist das A und O. Dafür nehmen wir uns gerne etwas länger Zeit und sparen uns so den Stress und Korrekturaufwand im Nachgang. Der Outlook-Kalender bietet uns die Möglichkeit, hierfür Termine einzustellen und macht auch für unsere Kolleginnen und Kollegen sichtbar, dass wir „geblockt“ sind.

Ekaterina: "Ich räume mir für die Planung und Reflexion Zeitblöcke ein. Diese übertrage ich direkt in den Kalender. So habe ich alles auf einen Blick und werde durch die „Block“-Funktion nur bei wirklich dringenden Themen aus meiner Arbeit herausgerissen.“

Sobald wir das Büro verlassen, warten die nächsten Aufgaben und Erledigungen auf uns, die wir nicht vergessen dürfen. Microsoft To-Do bietet uns die Möglichkeit, auch unser Privatleben zu strukturieren. Verschiedene Listen, beispielsweise für den nächsten Einkauf, für einfache Erinnerungen oder – natürlich die angenehmste aller Listen – die Packliste für den bevorstehenden Urlaub, lassen sich alleine oder mit anderen Personen gemeinsam erstellen und bearbeiten.

Maresa

Maresa: „Für mich gehört die Checkliste nicht nur zu meinem Beruf. Auch privat nutze ich Listen für eine entspannte Organisation meines Alltags. Hier greife ich gerne auf das Tool Microsoft To-Do zurück.“

Die Vorteile von Checklisten auf einen Blick:

  • Komplexe Aufgaben und Projekte werden in Teilaufgaben unterteilen
  • Der Kopf ist frei für andere Aufgaben und kreative Denkprozesse
  • Die Arbeit wird dokumentiert
  • Man behält den Überblick über alle anstehenden und erledigten Arbeitspakete
  • Das Gefühl, Dinge erledigt zu haben reduziert Stress und motiviert auf der Arbeit und im Leben

Checklisten sind somit ein wichtiges Instrument, um Abläufe zu strukturieren, den (Arbeits-)Alltag zu organisieren und die Gedanken auf das Wesentliche zu konzentrieren. Probieren Sie es aus!