Datenschutzhinweise für Referenten/Aussteller/Sponsoren gemäß der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Die nachfolgende Information gibt Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch unser Unternehmen sowie die sich aus der DSGVO ergebenden Rechte für Sie.

1. Verantwortliche Stelle der Datenverarbeitung und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist („Unternehmen“, „wir“):

VDI Wissensforum GmbH
VDI-Platz 1
40468 Düsseldorf
Deutschland
Tel.: +49 (0)2116214-201
E-Mail: wissensforum@vdi.de

Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:

Nicolas Kurze
TÜV SÜD Akademie GmbH
Westendstraße 160
80339 München / Munich (Germany)
E-Mail: datenschutz-wf@vdi.de

2. Datenquellen und Art der Nutzung von personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen als Interessent und/oder als Mitwirkender an unseren Veranstaltungen erhalten. Bei Ausstellern und Sponsoren betrifft dies in der Regel die vom jeweiligen Unternehmen benannten Ansprechpartner. In der Geschäftsanbahnungsphase und während der Geschäftsbeziehung werden durch uns und Sie personenbezogene Daten erzeugt. Die in der Regel erzeugten personenbezogenen Daten sind:

Name, Anrede, Titel, Adresse, Telefonnummer, Telefaxnummer, E-Mail-Adresse, Kontodaten, Unternehmen (mit USt-ID), Abteilung, Position, Veranstaltungsteilnahme, Veranstaltungsanfragen und Korrespondenz zur Teilnahme, Feedback zu einzelnen Veranstaltungen, persönliche Angaben von Referenten (CV, Qualifikationen, Beiträge, Interessen)

Weiterhin verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir zulässigerweise aus öffentlich zugänglichen Quellen (Presse, Medien, Internet, öffentliche Veranstaltungsverzeichnisse) oder von anderen Veranstaltungsteilnehmern gewonnen haben und verarbeiten dürfen. Bei diesen Daten handelt es sich um folgende Daten:

Name, Anrede, Titel, Adresse, Telefonnummer, Telefaxnummer, E-Mail-Adresse, Unternehmen (mit USt-ID), Abteilung, Position, Interessen

3. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden gemäß den anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), verarbeitet. Im Einzelnen erfolgt dies zu folgenden Zwecken und aufgrund folgender Rechtsgrundlagen:

a)    Aufgrund Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO

Haben Sie uns eine Einwilligung zu der Verarbeitung für bestimmte Zwecke erteilt, z.B. zum Empfang des E-Mail-Dienstes oder zur Auswertung der Nutzung des E-Mail-Services, so verarbeiten wir Ihre Daten auf Rechtsgrundlage der Einwilligung. Umfang und Zweck der Datenverarbeitung ist in der entsprechenden, Ihnen mitgeteilten Einwilligungserklärung beschrieben.

b)     Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt aus Gründen der Abwicklung von Verträgen, namentlich zur Durchführung Ihrer Veranstaltungsbuchungen, zur Organisation der von Ihnen gebuchten Veranstaltungen, zur Ausstellung von Zertifikaten und dem Druck von Namensschildern. Weitere Informationen zu den Zwecken und dem Umfang der vertraglichen Leistungen, für die die Daten verarbeitet werden, können Sie den jeweiligen Vertragsunterlagen und unseren allgemeinen Geschäftsbedingungen entnehmen.

c)     Zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben gemäß dem Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO

Als Unternehmen unterliegen wir diversen gesetzlichen Anforderungen zur Erfüllung steuerrechtlichen Kontroll- und Meldepflichten. Zur Sicherstellung dieser Anforderungen werden personenbezogene Daten im Rahmen der Geschäftsanbahnung und Abwicklung entsprechend den gesetzlichen Vorgaben verarbeitet.

d)  Im Rahmen der Interessenabwägung gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO

Wir verarbeiten Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten:

• Werbung per E-Mail zu ähnlichen Veranstaltungen oder per Post, sofern Sie dem nicht widersprochen haben, um Sie auf unsere aktuellen Angebote hinweisen zu können (unser berechtigtes Interesse)
• Evaluation von Veranstaltungen auf Grundlage Ihres Feedbacks zur Optimierung zukünftiger Veranstaltungen (unser berechtigtes Interesse)
• Vervollständigung und Korrektur Ihrer Daten aufgrund freiwillig angegebener oder von zulässigen öffentlich zugänglichen Informationen, um Sie zu Werbezwecken bzw. bei der Planung von zukünftigen Veranstaltungen korrekt und ggf. noch individueller ansprechen zu können und Ihnen für Sie nicht relevante Informationen zu ersparen (unser berechtigtes Interesse)

4. Wer erhält meine Daten?

Auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten die Stellen Zugriff, die sie zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Dazu gehören die jeweiligen Hotels und Veranstaltungsstätten sowie Druckereien, Messebauer, Grafiker und Satzagenturen, soweit dies für die Durchführung der Veranstaltung und Ihrer Buchung erforderlich ist. Für Zahlungsvorgänge geben wir Ihre Zahlungsdaten an unsere Hausbank weiter. Veranstaltungsleiter und Moderatoren erhalten Lebensläufe der Referenten, um diese vorstellen zu können. Sofern in dem Datenverarbeitungsprozess auch Dienstleister und Erfüllungsgehilfen eingebunden sind, ist dies allgemein nur möglich, wenn die dafür in der DSGVO und im BDSG vorgeschriebenen rechtlichen Verpflichtungen, verpflichtend gefolgt wird.

5. Findet eine Übermittlung meiner personenbezogenen Daten in ein „Drittland“ statt?

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR findet grundsätzlich nur statt, wenn Sie uns hierfür eine Einwilligung erteilt haben oder dies für die Durchführung eines Vertrages notwendige Bedingung ist.

6. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Ihre personenbezogenen Daten werden solange verarbeitet und gespeichert, wie es zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen notwendig ist. Nach Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten, werden die personenbezogenen Daten regelmäßig gelöscht oder unkenntlich gemacht. Ausnahmen hiervon sind:

• Die Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen. Die Fristen hierfür betragen zwischen zwei bis zehn Jahren.
• Die Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der Verjährungsvorschriften. Gemäß den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches können diese Verjährungsfristen bis zu dreißig Jahren betragen. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt hier drei Jahre bis zum Jahresende.

7. Welche Datenschutzrechte kann ich als Kunde wahrnehmen?

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 ff. DSGVO):

•  Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung oder Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit

Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen der §§ 34 und 35 BDSG.

Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Artikel 77 DSGVO in Verbindung mit § 19 BDSG.

Eine von Ihnen erteilte Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten kann jederzeit gegenüber uns widerrufen werden. Dies gilt auch für Einwilligungen, die vor dem 25. Mai 2018 (Geltung der Europäischen Datenschutzgrundverordnung) erteilt worden sind. Der Widerruf wirkt erst in der Zukunft. Verarbeitungen von personenbezogenen Daten vor Ausspruch des Widerrufs sind hiervon nicht betroffen.

8. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die im Rahmen der Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten von uns abgefragten Daten müssen bereitgestellt werden. Die Bereitstellung gilt ebenfalls für Daten, die wir aufgrund von gesetzlichen Regelungen erheben müssen. Ohne Bereitstellung dieser Daten müssen wir Sie als Vertragspartner ablehnen bzw. ein bestehendes Vertragsverhältnis aufheben. Im Einzelnen handelt es sich dabei um folgende Daten:

Referenten: Unternehmen, Kontaktperson, Position, Adresse, Telefon, E-Mail

Aussteller: Unternehmen, Kontaktperson, Adresse, Telefon, E-Mail

Sponsoren: Unternehmen, Kontaktperson, Adresse, Telefon, E-Mail

Stand: 25. Mai 2018